Overzicht en huiswerk

Op deze pagina vind je op hoofdlijnen wat we hebben behandeld en besproken tijdens de tweede workshop, op 30 juni en 1 juli 2016, inclusief de foto’s van een aantal flipovervellen over spelregels en criteria.

Zoals gebruikelijk staat het materiaal dat we hebben uitgedeeld en gebruikt als downloads on line. Lees uit Draagvlak en draagkracht voor de volgende workshop de hoofdstukken 5, 6, 7, 8 en 11.

Arrangeren

Het is belangrijk aan deze eerste ontwerpstap goed aandacht te besteden, ook al is de druk (bijvoorbeeld vanuit de opdrachtgever, maar ook vanuit jezelf) heel groot om spoorslags aan de slag te gaan en snel met resultaten thuis te komen. Het speelveld paal je af door bijvoorbeeld met behulp van de conflictpiramide (zie workshop 1) idee en doelen van het proces te bepalen. Ook is het zaak om aandacht te geven aan de belangen en behoeften van de spelers. Hou daarbij in het oog dat een groep procesdeelnemers te zien is als een tijdelijke gemeenschap én als tijdelijk netwerk. Het kenmerk van een gemeenschap is dat de deelnemers ideeën en doelen (waarden) delen; als netwerk beschouwd, zijn de deelnemers daarin knooppunten met andere netwerken – achterbannen, moederorganisaties, vertegenwoordigden, etc. Mét de procesdeelnemers zitten dus ook hun netwerken als het ware aan tafel, of spelen tenminste op de achtergrond een rol.

Niet de minst belangrijke reden om processen methodisch vorm te geven is dat de gang van zaken daarmee voor deelnemers inzichtelijk, transparant en in zekere mate voorspelbaar wordt. Een proces is geen prettige verblijfplaats, maar leidt tot inhoudelijke uitkomsten die worden verdeeld over de deelnemers. Die verdeling hoeft niet per sé gelijk te zijn en het kan zelfs zo zijn dat sommigen schade lijden door een uitkomst die voor anderen bevredigend is. Velen ervaren de verdelende rechtvaardigheid van het proces als hoog, sommigen als laag. Maar de pijn wordt – enigszins – verzacht of althans meer acceptabel als betrokkenen de procedurele rechtvaardigheid van het proces als hoog ervaren: dat alles netjes, open, transparant, inzichtelijk is verlopen. Een heldere methodiek helpt daarbij. En spelregels helpen daarbij in het bijzonder. Met behulp van dit analysevel kun je de stand van de spelregels in jouw proces opmaken.

Combineren

Inzicht in belangen en behoeften van spelers, de waarden die zij vertegenwoordigen, de ideeen en doelen die zij gemeenschappelijk hebben, en hoe zij met andere netwerken zijn verknoopt – het is allemaal van belang in de tweede ontwerpstap van ACE: Combineren. Het werkwoord verwijst naar het maken van slimme combinaties van belangen en behoeften van procesdeelnemers, zodat je belangen en behoeften die tegen elkaar in werken kun neutraliseren, die elkaar niet raken kunt respecteren, en die elkaar versterken kunt zwaluwstaarten. Het ritme is dat van divergeren, exploreren, convergeren. Zicht op stimulerende randvoorwaarden van procesdeelnemers is essentieel, zodat je kunt proberen op dat vlak symmetrie tussen deelnemers, en daarmee een level playing field, te bewerkstelligen.

Effectueren

Een proces moet leiden tot draagvlak en draagkracht voor doelen en resultaten. Het is daarom belangrijk om de uitkomsten van de vorige twee stappen om te beginnen vast te leggen. De aard van die vastlegging varieert sterk – een mondelinge afspraak, brief, e-mail, stuk in de krant (mét foto), vermelding op een website of sociaal medium, vergaderverslag, convenant, pact… (zijn we in Nederland dol op: google maar eens op “pact van”). Zo’n vastlegging is veelal onderwerp van besluitvorming – door procesdeelnemers, hun organisaties, hun achterbannen. En een van de kwaliteitscriteria waar je een besluit aan kan toetsen, is dat het ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Om dat bij te houden moet je ook afspraken maken over de opvolging ervan.

Effectueren is in zoverre een kwetsbare stap, dat veel processen ophouden bij de vastlegging van procesuitkomsten om daarna te verzanden in de opgave, over die vastlegging besluitvorming te organiseren. Opvolging is dan welhaast een onmogelijke opgave. Daarvoor zijn vele en gevarieerde oorzaken aan te wijzen. Het is de kunst dat vroegtijdig te doen, bijvoorbeeld met behulp van een pre mortemanalyse, ook wel het causaal veldmodel genoemd. (Vgl. een blogje over het model, nog een, en een stukje over het ongefundeerde optimisme dat ons vaak plaagt en dat het hanteren van een pre mortem hard nodig maakt. Verder nog een achtergrondstukje over de methodiek en nog een voor de liefhebber.)

Stuurvariabelen P R O C E S

We onderscheiden zes stuurvariabelen die samen het acroniem PROCES vormen: Projectie, Ruil, Overdracht, Criteria, Entree en Snelheid. De plaatjes verwijzen naar websites die de stuurvariabelen en hun werking aardig illustreren. Met behulp van dit analysevel kun je de stand van zaken op een rij zetten voor wat betreft jouw toepassing van de stuurvariabelen – wat heb je op orde, wat nog niet en hoe kijken anderen daar tegenaan?

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Competenties

In Draagvlak en draagkracht vind je vanaf p.160 een overzicht van competenties, op 3 niveaus, die in de praktijk van nut blijken te zijn als je adequaat een proces wilt besturen. Met behulp van dit overzicht kun je op niveau 3 in kaart brengen wat al goed gaat en wat nog voor verbetering vatbaar is.

Wat is jouw bijdrage als procesmanager?

Wat kom je als procesmanager in essentie brengen?
Wat maakt dat je je salaris waard bent?
Wat is jouw unieke bijdrage?
Wat krijgt je opdrachtgever als hij je vraagt, voor hem een klus te doen?
Wat heb je je teamleden te bieden?
Waar verbinden anderen zich in essentie mee, als ze met jou in zee gaan?

Het valt nog niet mee, daar kort en bondig een antwoord op te geven. Nuttig is het wel, omdat het een extra mogelijkheid is om binding te organiseren tussen jou en de ander(en). Technisch gesproken doe je dan aan personal branding – jezelf als merk neerzetten. Een on-Hollandse benadering, die echter snel went.

Relevante documentjes:

• Je eigen merk
• Merkopbouw
• Invulmodel
• Hou je merk sterk